Algunas señales reveladoras de que trabaja con un sistema de nómina obsoleto

En el caso de las pequeñas empresas, la creciente necesidad de sistemas ágiles es evidente: ¿por qué no pasar de soluciones de nómina antiguas a las opciones más nuevas?

Se estima que aproximadamente el 30% de los dueños de pequeñas empresas utilizan sistemas antiguos de gestión de nómina.

Entonces, ¿debería continuar con las modalidades de costumbre respecto de la nómina (incluso puede ser un método manual) o se quiere actualizar? Comparemos las ventajas y desventajas de la tecnología antigua de gestión de nómina con las opciones más recientes.

Características (y problemas) de las soluciones de nómina antiguas

Si bien las soluciones de empleo antiguas pueden ser el recurso de confianza para muchos negocios (principalmente porque los negocios no quiereno reparar lo que no está roto), quizás sean anticuados en términos de facilidad de uso, funcionalidad, comunicación y colaboración, seguridad, personalización y acceso a los datos.

Algunos sistemas de nómina han existido durante décadas, con pocos cambios a lo largo del tiempo, lo que convierte en un desafío el cumplimiento de las normas con respecto a la nómina. Es más, la falta de integración con los sistemas de nómina obsoletos puede causar que algunos datos se pierdan y problablemente sean menos precisos cuando se los extrae de sistemas dispares y fragmentados.

Características de las herramientas modernas de nómina

Esto plantea la pregunta: "¿Debería considerar los beneficios de la tecnología sofisticada y fácil de usar para gestionar mejor su nómina?"

Estas son algunas de las características de los nuevos sistemas evolucionados de nómina que merecen que se saque el sombrero:

1. Facilidad de uso

Las soluciones digitalizadas de nómina más recientes tienen un denominador común: trabajan para usted, no en su contra, y facilitan la gestión de nóminas para su negocio. En los tiempos que corren, la facilidad de uso es una prioridad para todas las aplicaciones y herramientas, incluidas las de nómina.

Las soluciones más nuevas ofrecen una navegación libre de frustraciones para que pueda llegar adonde necesita de manera rápida. Algunas, como Roll, incluso le permiten gestionar la nómina por mensaje de texto, de modo que es fácil de usar para cualquier persona que esté familiarizada con la mensajería de texto y la navegación en teléfonos móviles.

2. Comunicación simplificada y mayor compromiso de los empleados

El uso de un software de nómina moderno permite que los empleados y los empleadores se comuniquen mejor entre sí. En vez de tener que charlar fuera de línea sobre vacaciones, días feriados, beneficios de empleados, bonos y otros asuntos relacionados con la nómina, las soluciones más recientes le permiten hacer cambios en línea... una forma de trabajo mucho más simplificada y colaborativa.

Las nuevas soluciones de nómina hacen que los empleados sientan que están al mando. Con los modelos de autoservicio, los empleados pueden hacer solicitudes, ver el historial de pago, solicitar vacaciones y mucho más.

3. Privacidad

En la actualidad, no es raro ser víctima de hackeos. Y, con la nómina, usted tiene información superconfidencial sobre sus empleados y su negocio que necesita proteger, de modo que es fundamental resguardarla. Afortunadamente, las soluciones de nómina más recientes garantizan la seguridad de sus datos de nómina y su información financiera, incluyendo autenticación de contraseñas o autenticación de dos pasos. Cuanto mejores sean las medidas de seguridad de la solución, mayor defensa tendrá para proteger los activos más importantes de su negocio.

4. Cumplimiento

Las leyes de nómina cambian con el tiempo y según la ubicación geográfica, lo cual presenta problemas con las antiguas soluciones de nómina. Según la Sociedad para la Administración de Recursos Humanos, la mayoría de los sistemas de nómina antiguos son programas de software locales que han tenido que integrarse a muchos otros sistemas de RR. HH. para mantenerse al día.

En contraste, las soluciones nuevas y ágiles se actualizan regularmente para garantizar que los usuarios cumplan con todas las leyes fiscales y de nómina requeridas a nivel local, estatal y federal.

5. Personalización del empleador y el empleado

Los sistemas de nómina más recientes tienen la flexibilidad de adaptarse a las necesidades crecientes de su pequeña empresa. Reducen la necesidad de muchas tareas manuales repetitivas asociadas a las soluciones de nómina antiguas. Los empleadores pueden adaptar los beneficios, bonos, embargos de salario y estructuras de compensación según cada rol o las necesidades singulares de su negocio. E incluso puede generar informes de pagos fuera de ciclo (indemnizaciones por despido, rectificación de nóminas anteriores, anticipos y otros informes de procesamiento de nómina) en cuestión de segundos.

6. Seguimiento y medición precisos de información importante de nómina

Los dueños de pequeñas empresas admitieron que sus equipos de nómina no llevan un control ni elaboran informes de manera regular sobre los indicadores clave de desempeño (o KPI), un posible efecto secundario de usar una tecnología de nómina antigua.

En contraste, las soluciones digitales de nómina más recientes saben que su negocio tendrá más éxito si usted cuenta con sus datos de nómina al alcance de su mano. Desde los datos de uso hasta los informes de nómina propiamente dichos, es fácil ver y descargar los datos que necesite con relación a la nómina de su negocio.

Aproveche la nueva forma de gestionar su nómina

Estamos en medio de una revolución tecnológica en la que la automatización tiene un rol estelar, lo que lleva a grandes saltos en materia de eficiencia y productividad como dueño de una pequeña empresa. Ya sea que utilice un software en la nube o subcontrate sus operaciones de nómina, el proceso puede ser mucho más fácil si recurre a la tecnología adecuada.

Por ejemplo, Roll by ADP es una aplicación de nómina gestionada por chat fácil de usar que le permite pagarles a sus empleados en segundos desde su dispositivo móvil mientras cumple con los impuestos de nómina. Puede gestionar la nómina literalmente al enviar "run my payroll" por mensaje de texto. Roll incluso envía recordatorios para que nunca olvide compensar a su equipo, por más ocupado que esté.

La aplicación, que también gestiona impuestos y produce informes de nómina, permite que los empleados ingresen y actualicen información personal importante de manera rápida, reciban alertas de día de pago, y vean la información de sus compensaciones y beneficios desde el teléfono. También puede usar Roll by ADP para recompensar a su esforzado equipo con aumentos y bonos.

Y, tal como sucede con otros productos de ADP, tendrá la tranquilidad de saber que sus datos siempre estarán seguros.

Descargue Roll, inscríbase en solo minutos y luego dedíquese a enviar mensajes de texto.