Cómo crear la nómina de una pequeña empresa

Crear la nómina de una pequeña empresa por primera vez puede resultar bastante abrumador. Con tantas piezas en movimiento relacionadas con los impuestos de nómina, empleados de tiempo completo y contratistas, nos vemos tentados de posponer la tarea tanto como sea posible. Sin embargo, para que su pequeña empresa crezca, la nómina es fundamental. Por eso estamos aquí con Roll, para hacerlo lo más fácil posible. Aprender a crear la nómina de una pequeña empresa supone varios pasos claves durante el proceso. Este es un breve resumen sobre cómo configurar una cuenta de nómina.

1. Solicite un EIN: obtenga el EIN del IRS para la identificación.

El primer paso para crear su nómina es solicitar un número de identificación de empleador (EIN) al IRS. El EIN es un identificador fiscal para su empresa. Considérelo como un número de seguro social pero para su empresa, no para una persona. 

Solicitar un EIN es gratis y relativamente simple. Puede visitar el sitio web del IRS y solicitarlo electrónicamente. Si cumple con los criterios básicos, estos números generalmente se generan instantáneamente.

De lo contrario, también puede enviar por correo postal o fax un formulario SS-4 completo al centro de servicios del IRS de su estado. El EIN para las solicitudes enviadas por fax demora alrededor de dos semanas, mientras que el procesamiento de las solicitudes enviadas por correo postal demora aproximadamente cuatro semanas.

Una vez que tenga un EIN, puede proceder a crear una nómina para su pequeña empresa.

2. Adquiera una identificación comercial estatal: obtenga la identificación estatal para los impuestos.

Según los requisitos que tengan sus gobiernos estatal y local, podría ser una identificación comercial estatal o local. Esto es necesario para cobrar impuestos estatales y locales en áreas donde se impone el impuesto sobre los ingresos.

El proceso de cobro varía según cada estado, por lo que deberá consultar los detalles sobre los requisitos a la Secretaría de Estado donde se ubica su empresa .

3. Cree una política para su nómina: defina políticas salariales y vacacionales.

Deberá elaborar una serie de políticas por escrito que luego deberán aceptar sus empleados. Estas políticas incluyen temas como los cronogramas de salarios y pago, vacaciones y otras circunstancias especiales que podrían afectar la emisión de los pagos a sus empleados.

Estas políticas deben redactarse de conformidad con las leyes federales y estatales sobre los derechos de los empleados. Recuerde consultar las leyes correspondientes a la ubicación de su empresa si no está seguro de cómo se administran los pagos.

Algunos puntos claves que se deben incluir en las políticas de nómina son:

• Períodos de pago
• Vacaciones pagas
• Horas extras
• Licencia no obligatoria
• Días feriados

Otro aspecto a tener en cuenta es que ciertos trabajadores de sindicatos pueden tener normas que determinan la frecuencia de pago. Estas normas también pueden desempeñar un rol importante en cuanto al plazo en que se deben emitir lo pagos luego de realizado el trabajo.

Dependiendo del servicio de su nómina, los períodos de pago más frecuentes probablemente supongan más gastos, por lo que deberá encontrar un cronograma de pago que funcione para sus empleados y mantenga controlados los cargos adicionales.

4. Separe la cuenta bancaria: use una cuenta exclusiva para la nómina.

Si bien no es necesario, muchas empresas utilizan una cuenta bancaria separada que solo se destina a gastos relacionados con la nómina. Hacer esto facilita muchísimo las finanzas y crea una separación clara entre la nómina y otras finanzas de la empresa.

Si desea abrir una cuenta para su nómina, comuníquese con el banco que administra las otras cuentas y servicios de su empresa y solicite abrir una cuenta separada para su nómina.

Abrir una segunda cuenta para su nómina puede acarrear cargos adicionales. No olvide consultar por posibles formas de reducir estos cargos.

5. Compensación a los trabajadores: cobertura de seguro obligatoria y segura.

La compensación por accidentes de trabajo varía según cada estado. Dicho esto, muchos estados exigen a las empresas que tengan un seguro de compensación por accidente de trabajo. Esto se puede comprar de forma privada o también se puede comprar a través del estado en algunos casos.

Necesitará cobertura de compensación por accidentes de trabajo incluso si un solo empleado vive en un estado que la exige.

Detalles como estos son importantes a la hora de crear una nómina de pequeñas empresas.

6. Ofrezca beneficios opcionales: mejore los beneficios para que sean atractivos.

Preste atención a su paquete de beneficios para atraer y conservar a los mejores. Considere agregar beneficios como seguro médico, seguro de vida, seguro dental y planes de retiro. Debido a que los empleados por lo general cubren el costo de estos planes a través de deducciones de su salario, tomar una decisión sobre los beneficios es un paso importante.

7. Comprenda la clasificación de empleados: distinga entre contratista y empleado.

En EE. UU., existen dos tipos diferentes de empleo: "empleado" y "contratista independiente".

Los contratistas independientes son trabajadores por cuenta propia que prestan servicios, no tienen autoridad para contratar o despedir ni determinar el salario y las horas de trabajo de los empleados, y no están sujetos a las leyes laborales.

Los empleados son personas que celebran un contrato con otra persona, de aquí en adelante llamado "empleador", donde el empleador acepta otorgarle algún tipo de compensación por determinada cantidad de trabajo.

Los empleadores deben determinar si la persona es un contratista independiente o un empleado.

La distinción entre contratistas independientes y empleados es muy importante ya que los empleadores deben pagar seguro social, seguro por desempleo e impuesto sobre las ganancias por los empleados pero no por los contratistas independientes.

Además, los empleadores deben retener impuestos del seguro social y FICA (desempleo) solamente por quienes se consideran empleados.

8. Elija el calendario de nómina: decida la frecuencia de los pagos.

Cuando elija la frecuencia de pago a sus empleados, considere qué tipo de empleados contrata. ¿Reciben un salario de tiempo completo o trabajan por hora?

Cuando considere crear una nómina de pequeñas empresas, tenga en cuenta que los empleados que trabajan por hora generalmente prefieren un período de pago semanal o quincenal, mientras que los empleados asalariados prefieren un período de pago bimensual. Si tiene ambos, deberá utilizar diferentes cronogramas; no se preocupe, Roll puede ayudarle en ambos casos. Tenemos lo que necesita.

9. Complete la documentación del empleado: complete los formularios I-9, W-4, W-9.

Los empleados asalariados y los empleados contratados deben completar diferentes tipos de documentación. Todos los empleados nuevos, sin importar si son asalariados o contratados, deben completar un formulario I-9 para confirmar su identidad y el derecho a trabajar en los EE. UU. Luego, si son asalariados, deben completar un formulario federal de retención de impuestos sobre las ganancias, también conocido como W-4. Si son contratados, deben completar un formulario 1099, también llamado W-9. Estos formularios le ayudarán a determinar la cantidad correcta de impuesto sobre las ganancias que debe retener de sus salarios, si es que debe retener impuestos.

10. Seleccione el sistema de nómina: elija un sistema eficiente, como Roll.

Busque un sistema de nómina que le facilite la vida como propietario de una pequeña empresa, y no que se la complique. Para ello se creó Roll by ADP. Es la primera aplicación por chat que le ayuda a resolver cualquier problema que tenga, en el momento que lo tenga, ya sea que esté agregando nuevos empleados a su nómina o quiera recompensar a sus empleados con un aumento o bono. Dígale adiós a los largos tiempos de espera o al tipo de soporte que le deja más preguntas que respuestas.

Roll le ayuda a configurar su sistema y administrar su nómina de empleados para crear una nómina automatizada y fácil de usar. Incluso calculamos, deducimos y pagamos las retenciones de impuestos de su nómina por usted. Roll cuenta con el respaldo total de ADP, la compañía de nóminas más grande de los EE. UU. Además, ADP tiene sus propios beneficios, como nuestra protección de nómina. Si por algún motivo nuestras declaraciones de impuestos son incorrectas, le garantizamos que cubriremos el costo. Sepa que cuando paga su nómina, lo está haciendo bien, siempre. Y es una cosa menos por la que deberá preocuparse cuando se ocupe de su pequeña empresa.

11. Pague a los empleados de manera eficiente: utilice Roll para los pagos.

Con Roll, no solo puede pagar a diferentes tipos de empleados con distintos cronogramas de pago, sino que también tiene la opción de pagar a sus empleados a través de depósito directo o cheque.

Ofrecemos la opción de depósito directo al día siguiente o pago en el día a través de un cheque de la empresa. Independientemente de dónde o cómo necesitan recibir el pago sus empleados, ofrecemos opciones y servicio de nómina en los 50 estados.

El beneficio adicional de Roll es que sus empleados pueden acceder a todos sus recibos de pago, declaraciones de impuestos e información sobre beneficios dentro de la misma aplicación. Esto es una cosa menos que tiene que hacer por ellos. ¡Genial! ¿Qué está esperando? Comience a impulsar el crecimiento de su pequeña empresa con Roll.

Para obtener más información sobre cada paso, continúe leyendo a continuación.

Preguntas frecuentes sobre cómo crear y gestionar su nómina

¿Cómo hago para crear una nómina para un empleado?

Crear una nómina de pequeñas empresas incluye los siguientes pasos:

• Obtener un EIN
• Solicitar una identificación comercial estatal
• Establecer políticas de pago de salarios y nómina
• Reunir documentos fiscales para el empleado
• Abrir una cuenta bancaria separada, si es necesario

¿Cómo calculo manualmente la nómina?

Calcular la nómina manualmente es posible, pero puede resultar algo tedioso y se presta a cometer errores.

Para comenzar, debe seguir todas las pautas detalladas anteriormente para poder calcular los salarios de sus empleados.

Luego, debe calcular los salarios en bruto. Esto se refiere a todos los salarios pagados antes de cualquier deducción, incluidos el pago por horas, de salarios y propinas. Es posible que se deban agregar otros tipos de beneficios suplementarios si tienen valores en efectivo y son gravables.

Después de eso, debe deducir la cantidad antes de impuestos de cada pago. Esto incluye dinero antes de impuestos como planes 401(k) y primas de beneficios médicos.

Luego viene la parte más difícil: calcular las retenciones de cada empleado. Este monto varía según el empleado y se relaciona directamente con la manera en que presentaron el formulario W-4 del IRS. Es uno de los componentes más difíciles de aprender cuando se crea una nómina de pequeñas empresas.

También depende de las leyes fiscales estatales y locales. En cuanto a los impuestos federales, puede consultar la guía complementaria 15-T del IRS, que explica las retenciones con base en ciertos criterios.

También debe calcular los impuestos FICA, que incluyen Medicare y el seguro social. Tenga en cuenta que los empleados deben pagar la mitad del FICA, el impuesto federal por desempleo y el impuesto estatal por desempleo. La contribución del empleador es aparte de la contribución del empleado para estos impuestos. Consulte las retenciones exactas con su gobierno estatal o local.

Finalmente, deduzca las retenciones del empleado de sus ganancias en bruto para determinar la cantidad final de su paga neta.

Revise nuevamente toda la información antes de emitir los pagos.

Notará que este método puede ser extremadamente detallado y es muy fácil cometer errores u omitir algo. Es por ello que a menudo lo mejor es utilizar un software de nómina, incluso para pequeñas empresas con pocos empleados.

¿Cuánto tiempo demora procesar la nómina?

El tiempo que demora completar la nómina manualmente depende de la cantidad de datos que se ingresan de forma manual al compilar la nómina. Este tiempo puede oscilar entre horas y días, dependiendo de la complejidad del procesamiento de su nómina.

¿Qué pensaría si le dijéramos que este tiempo se puede reducir a menos de un minuto? Con Roll by ADP es posible. Esta innovadora solución de software de nómina y RR. HH., parte del conjunto integrado de aplicaciones de ADP, está especialmente diseñada para pequeñas empresas. Con esta solución, los propietarios de pequeñas empresas pueden optimizar la manera en que administran su nómina. 

Roll by ADP simplifica el proceso de nómina al brindar un portal en línea para actualizar la información del empleado, editarla e ingresar cambios. Además, se puede configurar para conectarse con las áreas de contabilidad y proveedores de nómina, para así facilitar la modificación de la información en distintas áreas.

¿Cuál es el desafío más significativo para las pequeñas empresas en relación con la nómina?

Por tratarse de una pequeña empresa, deberá afrontar todas las complicaciones de una empresa grande y al mismo tiempo trabajar dentro de los límites de su presupuesto. La administración de la nómina es un área que presenta desafíos significativos a las pequeñas empresas, ya que no tienen dinero o tiempo suficiente para contratar a un profesional de RR. HH. de alto nivel que se ocupe de controlar y mantener los registros de la nómina de manera precisa.

¿Cuáles son los errores comunes durante el procesamiento de la nómina?

Los errores más comunes durante el procesamiento de la nómina son:

• Pagar a la persona equivocada
• Que los empleadores no paguen los impuestos a tiempo
• Pagar demasiado o pagar poco por el seguro social, Medicare y la retención de impuestos federales
• Renunciar a las anualidades que podrían beneficiarle
• Pagar a sus empleados demasiado dinero cuando no debería pagarlo
• No ocuparse de las reclamaciones de compensación por accidentes laborales o de otros tipos
• Clasificar de forma incorrecta a los empleados como exentos o no exentos
• No ofrecer licencias remuneradas por enfermedad, vacaciones y días feriados

¿Debo administrar la nómina por mi cuenta o utilizar un software de nómina?

Varios factores determinarán la respuesta a esta pregunta. El primer factor es tener la habilidad necesaria para administrar su nómina.

Aprender a crear una nómina de pequeñas empresas requiere dedicación. Después de todo, saber cómo cumplir con todas las leyes federales, estatales y locales no es sencillo.

Luego, debe decidir si es rentable ocuparse de esto por su cuenta. Si administra su propia empresa, seguramente ya esté bastante ocupado con las tareas administrativas y las operaciones diarias. Quizás no tenga tiempo suficiente para ocuparse de crear una nómina.

Tercerizar la administración de su nómina o hacerlo por su cuenta dependerá de la opción que mejor se adapte a sus operaciones comerciales.