Alternativas más prácticas de gestión de la nómina

Revisemos los conceptos básicos

Primero, sin importar cómo gestione la nómina, necesita cubrir lo básico. Si está configurando su sistema, es importante que cuente con la documentación, las declaraciones y los procesos necesarios para su funcionamiento. Esto incluye:

• Obtener un número de identificación de empleador, o EIN, a través del Servicio de Impuestos Internos. Puede hacerlo sin cargo, ya sea en línea, por fax o por el correo postal de los EE. UU. Consulte si también necesita identificaciones fiscales como empleador a nivel estatal y local para su negocio.

• Considerar si sus trabajadores son empleados o contratistas, y asegurarse de que completen los formularios de impuestos correspondientes. Cada empleado debe completar un formulario W-4, que le permitirá saber a cuánto asciende la retención de impuestos, mientras que los contratistas independientes deben completar el formulario W-9.

• Conocer los plazos de declaración de impuestos a nivel federal, estatal y local, los requisitos para el mantenimiento de registros y cualquier otro asunto relacionado con el cumplimiento legal en torno a la nómina, incluyendo las complejidadas de la retención de diversos impuestos y confirmar la precisión de los nombres y números de Seguro Social de los empleados.

• Asegurarse de mantener los registros de empleados actualizados, incluyendo los cambios en el estado civil y familiar, la dirección y la participación en programas de beneficios, todo lo cual puede modificar los montos pagados y retenidos.

• Abrir una cuenta bancaria comercial donde pueda gestionar toda su actividad clave de nómina.

• Decidir cuáles serán sus períodos de pago.

¿Cómo puede simplificar este proceso?

Elija a una persona encargada

Ya sea usted, su encargado de contabilidad, su contador u otra persona (interna o externa), aclare quién está a cargo de la nómina y todos los requisitos que conlleva.

Delegar esta tarea lo liberará para enfocarse en llevar adelante y desarrollar su negocio. Sin importar quién esté a cargo del trabajo, usted y sus empleados deben tener bien claro quién se ocupa de esta función clave del negocio.

Aproveche la tecnología de nómina

Estamos en medio de una revolución tecnológica en la que la automatización tiene un rol estelar, lo que lleva a grandes saltos en materia de eficiencia y productividad. Ya sea que utilice un software en la nube por sí solo o subcontrate todas sus operaciones de nómina, el proceso puede ser mucho más fácil si recurre a la tecnología adecuada.

Según una encuesta de 2019 de la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas, el 55% de las compañías estaban gestionando sus nóminas en línea.

El uso de software que integre la nómina a sus necesidades contables en general debería facilitar enormemente estas tareas para su compañía.

Roll by ADP, una aplicación de nómina gestionada por chat de uso intuitivo para pequeñas empresas, le permite pagarle a su equipo en segundos desde su teléfono móvil, ya sea al enviar un cheque el mismo día o hacer un depósito directo al día siguiente. Puede gestionar la nómina literalmente al escribir "run my payroll"... tan simple como enviar un mensaje de texto. La aplicación envía recordatorios para que no olvide pagarle a su equipo por más ocupado que esté.

La aplicación, que también gestiona impuestos y produce informes de nómina, permite que sus empleados ingresen y actualicen fácilmente datos personales clave, reciban alertas de día de pago, y vean la información de sus compensaciones y beneficios desde su propio teléfono. También puede usar Roll by ADP para recompensar a su esforzado equipo con aumentos y bonos.

Explore sus opciones

Sin importar qué tan pequeño sea su negocio, podrá disfrutar de los beneficios de una tecnología sofisticada y fácil de usar para ayudarle a gestionar su nómina.

Roll by ADP está literalmente lista para usar, es tan fácil e intuitiva que no necesitará ningún tipo de capacitación para utilizar la aplicación y, además, incluye soporte por chat durante las 24 horas. Esta versátil aplicación utiliza inteligencia artificial para detectar errores y se familiariza cada vez más con su negocio. Y no es necesario que se comprometa con un contrato a largo plazo.

¿Quiere probar esta potente solución? Descargue Roll by ADP para una prueba gratuita y vea cómo la aplicación puede simplificar y optimizar su proceso de nómina.